اهمية قواعد البيانات ،أو ما يعرف باسم سجل البيانات قديما ،والذي كان موجود بشكل أكبر لحفظ معلومات الموظفين ،وكان يتواجد في قسم إدارة الموارد البشرية في شكل جداول منطقية لها ترابط معين ،وفق العلاقات المحددة من قبل جهات العمل، لتتحول مع التطور التكنولوجي، ويصبح اهمية قواعد البيانات كبيرة وضرورية في كل عمل.
ما هو مفهوم قواعد البيانات ؟
تتنوع البرامج المتخصصة في عمل قواعد البيانات على أجهزة الحاسوب، حيث تقوم بعمل البيانات ،وتنظيمها في شكل ملفات يحتوى كل ملف على مجموعة من السجلات البيانية المختلفة ،وبها معلومات هامة ،وقواعد البيانات تضم مجموعة من الحقول، بداية من الاسم والعنوان، ورقم الهاتف وتتم تنظيمها من خلال البحث ،وفق المعايير التي تنظمها لسهولة الاسترجاع والتحديث للعدد الكبير من البيانات، وأداء العمليات الحسابية المعقدة ،وربط السجلات المختلفة عن طريق الإسناد الترافقي، وربط النص أو الصورة ،أو فيلم عبر التنظيم الكبير لعدد من البيانات المختلفة في شكلها ومضمونها.
عناصر قواعد البيانات
- اهمية قواعد البيانات تكمن في العناصر لتنظيمية لها ،بداية من المخطط، وهو عبارة عن شكل من أشكال الجدول، أو مجموعات الجداول ،والتي تحتوي على قاعدة البيانات، والمخططات الخاصة بها.
- الجدول الذي يقوم بتخزين البيانات في الجداول التي تتكون من أعمدة ،ويبدأ من عمودين إلى مائة عمود ،وتزيد وتقل وفق عدد البيانات، ونوعها التي يتم تخزينها عليه.
- العمود والذي يختلف في نوع البيانات، في كل عمود به تاريخ أو قيم رقمية ،أو عدد أو قيم أبجدية رقمية مختلفة.
- الصف والذي يحمل البيانات داخل الصفوف المجدولة، ويمكن أن يصل عدده للأولوف.
أنواع قواعد البيانات
- قواعد البيانات المسطحة لها شكل بسيط ،وقواعد بيانات ربما تكون شخصية.
- قواعد البيانات الهرمية ،ويكون لها شكل هرمي لها تفريعات بداخله من الأكبر إلى الأصغر ،وله روابط فردية
- قواعد البيانات الشبكية عبارة عن سجلات متنوعة، تترابط معا بروابط متعددة، ويكثر استخدامها في المؤسسات ،والشركات والتجارة الالكترونية.
- قواعد البيانات العلائقية والتي يتم تنظيمها في صف واحد وتعرف باسم العلاقة .
- قواعد البيانات الكائنية التوجه وتتميز بالمرونة ،ومعالجة البيانات الأكثر تعقيدا، والتي يتم تنظيمها في شكل هرمي، وبها الكثير من الإحصائيات والجداول ،والبيانات المالية والعليمة والتقنية والأولية.
ما هي اهمية قواعد البيانات
- اهمية قواعد البيانات في المساعدة على تسريع عملية الوصول إلى البيانات ،دون التعطل في الوقت المهدر في البحث ،والتنقيب في الملفات الورقية .
- المعالجة الفورية *****للمعلومات ،وتسهيل قواعد البيانات ،واجراء عملية التعديل على تلك البيانات ،وتسهيلها في اجراء التحديثات الضرورية، وتسهيل عمليات الحذف أو الإضافة.
- المساهمة في الإجابة الفورية عن الاستفسارات المتعلقة بتلك البيانات التي تم حفظها فيها ،والتي تساهم في اتخاذ القرارات الصحيحة ،والسليمة المتعلقة بالعمل.
- المساعدة على تنسيق البيانات مهما كانت كبيرة، والتنظيم السريع في الاسترجاع ،والتعامل مع الكم الكبير فيها بيسر.
- اهمية قواعد البيانات في التعامل مع المشاكل الفنية التي تخصها بشكل سهل، والمرونة الكافية في التعامل مع الحقول البيانية لها.
أسباب استخدام قواعد البيانات
التخزين الذي يسهل على العاملين الوصول، إليها في أي وقت دون الحاجة للمساحات الكبيرة، في الحفظ واستهلاك الحجم الأقل بعد التخزين ،والسهولة في استرجاع تلك البيانات مرة أخرى، لخدمة بيئة العمل وهو الأمر الذي استحدث به وظائف جديدة، وسهل العمل واتخاذ القرار على العاملين***** ،والسرعة في البحث والتنظيم ،وقلة التكرار وقلة التكلفة والأداء ،والكفاءة والسرية ،والأمان التام للمعلومات، والتنوع وامكانية البحث ،وتقليل المعلومات الفائضة.