الشكل المثالي لرسائلك الإلكترونية – ليس لدى الأشخاص المشغولين وقت كافٍ لقراءة البريد الإلكتروني ، ناهيك عن الاستجابة له. إذا كنت ترغب في تمييز بريدك الإلكتروني والحصول على رد ، فيجب عليك كتابته بعناية. هذه هي فرصتك للتعبير عن نفسك والتفاعل مع شخص تحترمه أو تحترمه. اجعلها تحتسب.
في ما يلي عشرة نصائح لمساعدتك في جذب الأشخاص للرد على رسائلك الإلكترونية وبدء محادثة:
1. اكتب عنوان جذاب.
هل بريدك الإلكتروني مستحق للنقر؟ يعتمد ذلك على موضوع أو عنوان بريدك الإلكتروني. من المرجح أن يقرأ المستلم رسالة إلكترونية بعنوان “في مدينة نيويورك غدًا (14 آذار): متاح؟” من “مرحبًا”. ليس عليك أن تبالغ أو أن تكون فوق ذلك. (يمكن أحيانًا تمييز اللغة التي تكون أكبر من الحياة على أنها رسائل غير مرغوب فيها.) إظهار الخصوصية واللازم.
2. أذكر شيئًا مشتركًا بينكما.
طريقة رائعة للتواصل مع شخص لا تعرفه هو إبراز شيء مشترك بينك وبين الشخص الآخر. يساعد على تطوير اتصال عاطفي. هل أنت كلا من جامعة كولجيت؟ هل كلاهما يعيش في بالتيمور عند نقطة واحدة؟ هل لديك صديق مشترك؟ إذا رأيت على صفحتك الشخصية في لينكد ان أن لديك شيء مشترك ، فأشره.
3. إشارة إيجابية ، والأخبار الأخيرة المرتبطة مع الشخص.
إذا كانت الأخبار الإيجابية عن الشخص قد دفعتك إلى كتابة الرسالة الإلكترونية ، فأذكرها. يمكنك أن تقول ، “تهانينا على مكافأتك”. إن الاعتراف بفوزهم الأخير يجعلهم يشعرون بالرضا ويدعوا الشخص يعرف أن لديك اهتمامًا بعمله.
4. كن موجزا ، واكتب فقرات قصيرة.
من الممتع التعامل مع شخص تحترمه أو تحترمه. ولكن لا تدع الإثارة تسبب لك مطولًا. بالنسبة إلى رسائل البريد الإلكتروني ، اتبع قاعدة الثلاثة: حاول الالتزام بثلاث جمل أو ثلاثة أسطر من النص لكل فقرة ولا أكثر من ثلاث فقرات.
5. استخدام النقاط.
إذا كنت ترغب في مشاركة أجزاء متعددة من المعلومات ، فقم بتسهيل عملية هضم المستلم. استخدم النقاط والعبارات. تحليل المعلومات بحيث لا تفقد القارئ.
6. لا تترك مساحة للأسئلة الأساسية.
عند الإشارة إلى حدث ، قم بتضمين كل التفاصيل ذات الصلة بحيث يكون من السهل على القارئ فهم السياق أو اتخاذ قرار. اذكر من ، ماذا ، متى ، أين ، لماذا وكيف. على سبيل المثال ، إذا كنت تمدّد دعوة إلى حدث ما ، فأخبرني بما هو عليه (ضم رابط موقع ويب ، إن أمكن) والتاريخ والوقت والعنوان وما إذا كان هناك تكلفة. يؤدي توفير معلومات كافية إلى إزالة الظهر والخلف الذي يخشاه الأشخاص باستخدام البريد الإلكتروني.
7. اجعل “السؤال”.
إذا كنت تريد شيئًا ما ، كن واضحًا. ضعه في أعلى بريدك الإلكتروني. لا تدفنها في فقرة. لا تجعلهم يعملون من أجلها. إذا كان المستلم لا يستطيع بسهولة فهم سبب كتابتك ، فلن يستجيب.
8. كن لطيفًا.
اللطف يقطع شوطا طويلا. عبر عن تقديرك باختصار ، وقل “شكرًا”. ولكن لا تفعل ذلك. إذا كنت تظهر الكثير من الامتنان ، يمكن أن تشير إلى عدم تقديرك لأهميتك الخاصة. إذا كنت تريد التفاعل مع الأشخاص المهمين ، فعليك أن تعتقد أنك مهم أيضًا.
أبدا أن تكون مطالبة. لا تخبر الشخص أنه يجب عليه فعل شيء أو توقع شيء منه. إنه غير مقفل. لن يستجيب المستلم لرسائلك الإلكترونية وربما لن يقوم بأي اتصال آخر تحاول القيام به بعد ذلك.
9. كن معطيًا.
دع الشخص يعرف أنك مستعد للمساعدة. القول ، “دعني أعرف متى يمكنني المساعدة” هو لفتة لطيفة. حتى أكثر فعالية هو قول كيف يمكنك المساعدة. كن دقيقا. يمكنك أن تقول “دعني أعرف عندما أتمكن من المساعدة في مراجعة مقالتك” ، إذا كنت تعرف أن الشخص يعد مسودة للنشر.
10. منح المتلقي بالخارج.
ما هو أفضل من الاتصال عن طريق البريد الإلكتروني؟ التعامل عن طريق الهاتف. في نهاية البريد الإلكتروني الخاص بك ، قم بمشاركة رقم هاتفك بحيث يكون لدى المستلم خيار الرد بطريقة أكثر كفاءة بالنسبة له. يمكنك أن تقول “إذا كنت تفضل التواصل عن طريق الهاتف ، فيرجى إبلاغي أفضل رقم يمكن من خلاله التواصل معك. أو إذا كان من الأفضل لك بدء المكالمة ، فإليك رقم هاتفي “.
يساعد صوت صوت أحد الأشخاص على إنشاء اتصال عاطفي. يمكن للشخص على الطرف الآخر من الخط الاستماع إلى الإثارة والفضول.
استخدم هذه النصائح لإحصاء رسائل البريد الإلكتروني والبدء في بناء علاقات مفيدة مع الأشخاص الذين ترغب في التفاعل معهم. هذه هي فرصتك للعب لعبة السلطة. لعب البطاقات الخاصة بك (أو رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك) الحق.
المصدر : forbes
