خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي

[الربح من الانترنت]

خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي



خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل حيث أن البريد الإلكتروني يعتبر من أكثر وسائل التواصل الفعالة فيستخدم لسرعته وكفاءته من خلال إرسال واستقبال الرسائل من خلال شبكة الإنترنت وبالتالي لابد من تعلم خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي وعادة ما يكون عبارة عن مجموعة بيانات على هيئة صور أو رسائل نصية أو مقاطع فيديو أو ملفات مرفقة وفي هذا المقال سنتعرف بالتفصيل على خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي.
خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي بالتفصيل

من الجدير بالذكر أن البريد الإلكتروني ما زال محتفظا بأهميته في مجالات الأعمال المختلفة على الرغم من تطور التكنولوجيا في عصرنا الحالي بالإضافة إلى أنه يستخدم للتواصل مع الأصدقاء على المستوى الشخصي لذلك لابد من تعلم خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي على النحو التالي:
الخطوة الأولى: حدد هدفك
من أهم خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي التي تتم قبل كتابة البريد الإلكتروني هو تحديد غرضك من الرسالة حتى تتمكن من مراجعة ما تحتويه من ملفات مرفقة ومحتوى مناسب والتأكد من أنه يخدم هذا الغرض ففي حالة كنت تريد من المستقبِل مراجعة تقرير أرفقته ضمن رسالتك عليك بإخباره بأهمية هذا التقرير ونوعية المراجعة التي تريدها منه بالإضافة إلى الموعد الذي تريد استقبال مراجعته فيه.
الخطوة الثانية: مراعاة نوعية المستقبِل

وهي من أبرز خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي حيث لابد أن يتناسب أسلوب الكتابة مع نوعية المستقبِل ففي حالة كنت تراسل زميلك أو صديقك فسيتوجب عليك كتابة الرسالة بطريقة ودية أما في حالة كنت تراسل مدير تنفيذي لشركة ما لم تتعامل معه من قبل فلابد أن تكتب الرسالة بطريقة رسمية خالية من أي دعابات أو أي عبارات غير رسمية.
الخطوة الثالثة: كتابة متن الرسالة باختصار
وهي واحدة من أهم خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي والتي يتم كتابتها بعد بدء رسالة البريد الإلكتروني بافتتاحية مناسبة لنوعية مستقبِل الرسالة بحيث تكون خالية من أي جمل أو كلمات معقدة لابد أن تكون تلك الرسالة مختصرة ويتم التركيز فيها على الفكرة أو المعلومة أو الطلب الذي تريده أن يصل بدون أي مبالغة في الكتابة.
فلابد عليك من مراعاة أن القارئ قد لا يمتلك وقتا كافيا لقراءة بريدك الإلكتروني في حالة كانت الرسالة طويلة زيادة عن اللزوم وبالتالي قد لا يصل إلى القيام بالإجراء الذي تريده منه نتيجة التشتت وبالتالي يتوجب عليه عدم كتابة معلومات كثيرة لتتفادى كل تلك الأمور.
وبالتالي في الخطوة التي تقوم فيها بتعديل الرسالة الخاصة بك لابد من حذف أي معلومة غير متعلقة بمحتوى الرسالة بالإضافة إلى استخدام الجمل المفيدة والمختصرة وبالتالي تكون رسالتك أكثر اختصارا لتحقيق أعلى فائدة.
الخطوة الرابعة: مراعاة تلخيص رسالتك قبل الختام

وتأتي تلك الخطوة من خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي بعد انتهائك من كتابة الافتتاحية وقلب الرسالة ذاتها بالتالي يأتي دور المختصر المفيد وهي فقرة مكونة من بعض الجمل والتي تكون حاملة المغزى من الرسالة وهي تؤدي إلى تلخيص الهدف من الرسالة في سطور قليلة.
ففي حالة كنت تريد توجيه القارئ إلى اتخاذ إجراء معين أو تحاول إنهاء المحادثة بشكل طبيعي فلابد من اختيار طريقة مفيدة لإنهاء رسالتلك مثل ما يلي:
1ـ أتطلع إلى الحديث معك بشكل أكبر.
2ـ أرجو منك مراجعة المستندات المرفقة وأخبرني رأيك.
الخطوة الخامسة: اختم رسالتك وراجعها جيدا
في حالة كنت انتهيت من كتابة رسالة بريدك الإلكتروني لابد أن تضع خاتمة مناسبة في نهاية الرسالة وهي من أسهل خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي ويجب في تلك النقطة مراعاة أن تكون الخاتمة بسيطة ومختصرة إلى حد كبير وهناك بعض الأمثلة التي يمكنك استخدمها على النحو التالي:
1ـ أتمنى لك الأفضل.
2ـ أفضل التمنيات.
3ـ شكرا لك.
كما ينبغي عليك مراجعة الرسالة جيدا بحيث تتفادى أي أخطاء سواء كانت أخطاء لغوية أو الخطاء الخاصة بالقواعد وبالتالي قبل إرسال رسالتك لابد من مراجعتها أكثر من مرة حتى تتأكد من عدم وجود أخطاء وتعديلها إن وجدت وفي النهاية تتابع مع المرسل إليه البريد الإلكتروني من خلال الاستفسارات أو الأسئلة التي لابد أن ترد عليها في أسرع وقت ممكن.

[الربح من الانترنت]

خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي



خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل حيث أن البريد الإلكتروني يعتبر من أكثر وسائل التواصل الفعالة فيستخدم لسرعته وكفاءته من خلال إرسال واستقبال الرسائل من خلال شبكة الإنترنت وبالتالي لابد من تعلم خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي وعادة ما يكون عبارة عن مجموعة بيانات على هيئة صور أو رسائل نصية أو مقاطع فيديو أو ملفات مرفقة وفي هذا المقال سنتعرف بالتفصيل على خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي.
خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي بالتفصيل

من الجدير بالذكر أن البريد الإلكتروني ما زال محتفظا بأهميته في مجالات الأعمال المختلفة على الرغم من تطور التكنولوجيا في عصرنا الحالي بالإضافة إلى أنه يستخدم للتواصل مع الأصدقاء على المستوى الشخصي لذلك لابد من تعلم خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي على النحو التالي:
الخطوة الأولى: حدد هدفك
من أهم خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي التي تتم قبل كتابة البريد الإلكتروني هو تحديد غرضك من الرسالة حتى تتمكن من مراجعة ما تحتويه من ملفات مرفقة ومحتوى مناسب والتأكد من أنه يخدم هذا الغرض ففي حالة كنت تريد من المستقبِل مراجعة تقرير أرفقته ضمن رسالتك عليك بإخباره بأهمية هذا التقرير ونوعية المراجعة التي تريدها منه بالإضافة إلى الموعد الذي تريد استقبال مراجعته فيه.
الخطوة الثانية: مراعاة نوعية المستقبِل

وهي من أبرز خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي حيث لابد أن يتناسب أسلوب الكتابة مع نوعية المستقبِل ففي حالة كنت تراسل زميلك أو صديقك فسيتوجب عليك كتابة الرسالة بطريقة ودية أما في حالة كنت تراسل مدير تنفيذي لشركة ما لم تتعامل معه من قبل فلابد أن تكتب الرسالة بطريقة رسمية خالية من أي دعابات أو أي عبارات غير رسمية.
الخطوة الثالثة: كتابة متن الرسالة باختصار
وهي واحدة من أهم خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي والتي يتم كتابتها بعد بدء رسالة البريد الإلكتروني بافتتاحية مناسبة لنوعية مستقبِل الرسالة بحيث تكون خالية من أي جمل أو كلمات معقدة لابد أن تكون تلك الرسالة مختصرة ويتم التركيز فيها على الفكرة أو المعلومة أو الطلب الذي تريده أن يصل بدون أي مبالغة في الكتابة.
فلابد عليك من مراعاة أن القارئ قد لا يمتلك وقتا كافيا لقراءة بريدك الإلكتروني في حالة كانت الرسالة طويلة زيادة عن اللزوم وبالتالي قد لا يصل إلى القيام بالإجراء الذي تريده منه نتيجة التشتت وبالتالي يتوجب عليه عدم كتابة معلومات كثيرة لتتفادى كل تلك الأمور.
وبالتالي في الخطوة التي تقوم فيها بتعديل الرسالة الخاصة بك لابد من حذف أي معلومة غير متعلقة بمحتوى الرسالة بالإضافة إلى استخدام الجمل المفيدة والمختصرة وبالتالي تكون رسالتك أكثر اختصارا لتحقيق أعلى فائدة.
الخطوة الرابعة: مراعاة تلخيص رسالتك قبل الختام

وتأتي تلك الخطوة من خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي بعد انتهائك من كتابة الافتتاحية وقلب الرسالة ذاتها بالتالي يأتي دور المختصر المفيد وهي فقرة مكونة من بعض الجمل والتي تكون حاملة المغزى من الرسالة وهي تؤدي إلى تلخيص الهدف من الرسالة في سطور قليلة.
ففي حالة كنت تريد توجيه القارئ إلى اتخاذ إجراء معين أو تحاول إنهاء المحادثة بشكل طبيعي فلابد من اختيار طريقة مفيدة لإنهاء رسالتلك مثل ما يلي:
1ـ أتطلع إلى الحديث معك بشكل أكبر.
2ـ أرجو منك مراجعة المستندات المرفقة وأخبرني رأيك.
الخطوة الخامسة: اختم رسالتك وراجعها جيدا
في حالة كنت انتهيت من كتابة رسالة بريدك الإلكتروني لابد أن تضع خاتمة مناسبة في نهاية الرسالة وهي من أسهل خطوات كتابة البريد الإلكتروني بشكل احترافي ويجب في تلك النقطة مراعاة أن تكون الخاتمة بسيطة ومختصرة إلى حد كبير وهناك بعض الأمثلة التي يمكنك استخدمها على النحو التالي:
1ـ أتمنى لك الأفضل.
2ـ أفضل التمنيات.
3ـ شكرا لك.
كما ينبغي عليك مراجعة الرسالة جيدا بحيث تتفادى أي أخطاء سواء كانت أخطاء لغوية أو الخطاء الخاصة بالقواعد وبالتالي قبل إرسال رسالتك لابد من مراجعتها أكثر من مرة حتى تتأكد من عدم وجود أخطاء وتعديلها إن وجدت وفي النهاية تتابع مع المرسل إليه البريد الإلكتروني من خلال الاستفسارات أو الأسئلة التي لابد أن ترد عليها في أسرع وقت ممكن.